KURS: Nowoczesny sekretariat w urzędzie: klucz do efektywnego zarządzania i administracji

Zobacz szkolenia z kategorii:
KPA, prawo administracyjne, organizacja urzędu, archiwa

15, 16, 17 i 20 kwietnia 2026 r.
Kurs odbywać się będzie w godzinach 09:00-13:00 oraz III dnia w godzinach 9.00-14.00 (godziny zakończenia mogą ulec zmianie)
Przy zgłoszeniu na szkolenie do 27 marca 2026 r. cena: 1549 PLN netto/os.

Ważne informacje o szkoleniu

Sprawnie zarządzany i prowadzony sekretariat to klucz do sukcesu nie tylko w przedsiębiorstwach prywatnych, ale także w administracji. To najważniejsze miejsce każdej instytucji. Dlatego od osób w nim pracujących oczekuje się wielu umiejętności, które pozwolą na sprawne zarządzenie, a także prawidłową obsługę Klienta często trudnego oraz innych osób zatrudnionych w danej jednostce.
Zapraszamy Państwa do udziału w 4 dniowym kursie on-line, którego celem jest wyposażenie uczestników w wiedzę i praktyczne umiejętności, pozwalające na obsługę i prowadzenie sekretariatu na najwyższym poziomie.
Ważnym punktem szkolenia jest omówienie zasad współpracy i zasad przekazywania informacji na poziomie szef – pracownik, a także radzenie sobie z presją czasu oraz stresem. Pierwszego oraz drugiego dnia Uczestnicy zdobędą również podstawową wiedzę z zakresu e-doręczeń. Każdego dnia będą mieć Państwo możliwość skonsultowania z ekspertami problematycznych i trudnych dla Państwa zagadnień.

Kurs został przygotowany i będzie prowadzony przez doświadczonych ekspertów, którzy przekazują wiedzę w sposób zrozumiały i dostępny, a także zapewniają możliwość konsultacji po zakończeniu szkolenia. Wybraliśmy ekspertów, z którymi współpracujemy od wielu lat i takich, których szkolenia cieszą się ogromnym uznaniem wśród uczestników.

rozwiń

Cele i korzyści

Biorąc udział w proponowanym 4-dniowym kursie jako uczestnik zostaniesz wyposażony w praktyczną wiedzę na temat kluczowych i obowiązujących przepisów prawnych i administracyjnych w pracy sekretariatu, w tym w szczególności:

Zrozumiesz najistotniejsze dla Ciebie procedury: uczestnicy zdobędą wiedzę np. o różnych trybach postępowania administracyjnego, w tym o postępowaniu ogólnym i uproszczonym.
Zdobędziesz umiejętność stosowania zasad kpa w praktyce, w tym nowych regulacji dotyczących doręczeń elektronicznych.
Będziesz potrafić odpowiednio zorganizować i zarządzać dokumentacją biurową, w tym poznasz zasady klasyfikacji i archiwizacji dokumentów.
Zostaniesz zapoznany z procedurami w zakresie korespondencji i ogólnym obiegiem dokumentów.
Zdobędziesz również umiejętność pisania zrozumiałych i poprawnych dokumentów urzędowych, co wpłynie na jakość komunikacji z interesantami.
Poznasz bądź rozwiniesz swoje umiejętności komunikacyjne, w tym aktywnego słuchania i radzenia sobie w trudnych sytuacjach z klientami np. umiejętność identyfikowania problemów i skutecznego rozwiązywania konfliktów z klientami.
Zrozumiesz zasady profesjonalnej obsługi klienta oraz budowania pozytywnych relacji.
Pokażemy Ci sposoby radzenia sobie z presją czasu i stresem, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku pracy sekretariatu.
Dzięki udziałowi w kursie będziesz potrafić odpowiednio zaplanować i zorganizować swoją pracę poprzez zdobycie wiedzy na temat zarządzania czasem tj. ustalania priorytetów oraz planowania zadań w celu zwiększenia efektywności pracy.
A także poznasz narzędzia, które będziesz mógł wykorzystać do zarządzania sekretariatem: np. metod takich jak matryca Eisenhowera czy zasady motywacji do efektywnego zarządzania czasem.

rozwiń

Program

I Dzień 15.04.2026 r.
KODEKS POSTEPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO W PRAKTYCE BIURA. NOWE REGULACJE DOTYCZĄCE DORĘCZEŃ ELEKTRONICZNYCH.
1. Nowelizacja kpa w 2025 roku - nowe zasady mediacji, związania wytycznymi organu odwoławczego, autokontroli organu.
2. Pojęcie, tryby (postępowanie ogólne i uproszczone) i stadia postępowania administracyjnego – czym zajmuje się organ, wiedza ogólna o procedurach.
3. Zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego w zakresie RODO - w jakim zakresie Rodo stosujemy w postepowaniach i co musi wiedzieć o tym strona postępowania/interesant w biurze pytający o sprawę rozpatrywaną w urzędzie.
4. Zasady ogólne kodeksu postępowania administracyjnego, wskazanie praktycznego ich zastosowania, w tym nowe brzmienie zasady pisemności wprowadzone ustawą o doręczeniach elektronicznych – w kontekście informacji udzielanych w sekretariacie, biurze, dzienniku podawczym, sposobu udzielania informacji, możliwości kwestionowania działań pracowników, uzyskiwania danych, dostępu do informacji i akt sprawy.
5. Strony i podmioty na prawach stron w postępowaniu administracyjnym. Reprezentacja strony w postępowaniu, pełnomocnictwa - kontakt z pełnomocnikami, do czego mogą być uprawnieni, jaki informacje mogą być przekazywane.
6. Doręczenia wraz ze zmianami wprowadzonymi ustawą o doręczeniach elektronicznych: doręczenia właściwe i zastępcze, doręczenia pism i decyzji stronie zamieszkałej za granicą, doręczenia elektroniczne, stosowanie doręczeń w okresie przejściowym. Elektronizacja postępowań. Jak odpowiadać na pisma, jakich informacji udzielać w tym zakresie, podpisywanie elektroniczne dokumentów.
7. Wszczęcie i przebieg postępowania administracyjnego. Przyjęcie podania po nowelizacji kpa, odmowa wszczęcia postępowania - wyjaśnienie interesantom zasad wnoszenia pism, dlaczego nie jest możliwe wszczęcie postępowania emailem, odpowiedzi na email kierowany do sekretariatu.
8. Postępowanie wyjaśniające - wezwania, protokoły, adnotacje, dowody, ocena dowodów w aspekcie informacyjnym.
9. Rozstrzyganie spraw – formy. Decyzja administracyjna, milczące załatwienie sprawy, postanowienie i udzielanie informacji o rozstrzygnięciach w sposób zgodny z procedurami.
10. Środki prawne w postępowaniu administracyjnym: odwołanie, zażalenie, wniosek o ponowne załatwienie sprawy – udzielanie informacji o możliwości kwestionowania rozstrzygnięć wydawanych w organie.
11. Środki nadzwyczajne wzruszania decyzji – kiedy, kto i na jakich zasadach jest uprawniony.
12. Nowelizacja kpa wynikająca z ustawy o doręczeniach elektronicznych.
13. Ustawa o doręczeniach elektronicznych - obowiązki organów.
14. Dyskusja.

II Dzień 16.04.2026 r.
PROCEDURY ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ. INSTRUKCJA KANCELARYJNA I JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
1. Zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Regulacje prawne.
2. Co to jest korespondencja biurowa?
3. Dokument papierowy a elektroniczny. Rodzaje dokumentacji współczesnej.
4. Procedury kancelaryjne. Systemy kancelaryjne.
5. Czynności sekretariatu przy wpływach i wysyłce korespondencji.
6. Podstawowe pojęcia związane z pracą biurową (akta sprawy, dekretacja, akceptacja, dokument elektroniczny, sprawa, metadane, komórka organizacyjna, pieczęć wpływu i wysyłki, rejestr, skład chronologiczny, odwzorowanie cyfrowe, itp.).
7. Obieg dokumentacji i czynności kancelaryjne (przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek; akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism).
8. Szczególne obowiązki sekretariatu (postępowanie z aktami mylnie skierowanym, przesyłkami uszkodzonymi lub niewiadomego pochodzenia).
9. Dbałość o ochronę tajemnicy korespondencji i dane osobowe pracowników firmy.
10. Załatwianie spraw (forma: ustne, pisemne i zasady obowiązujące).
11. Ewidencja akt czynnych - kontrolki, rejestry, spisy spraw, dzienniki korespondencyjne, metryczki spraw, spisy zdawczo-odbiorcze, wzory pieczęci, książki kontroli.
12. Jednolite rzeczowe wykazy akt - budowa, korzystanie i znaczenie.
13. Jak ustalić okresy przechowywania dokumentacji.
14. Praktyczne ćwiczenia z klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji.
15. Bazy danych i elektroniczne systemy obiegu dokumentacji w podmiocie.
16. Poczta elektroniczna – zasady tworzenia i rejestracji.
17. Odpowiedzialność sekretariatu i komórek organizacyjnych za dokumentację powstającą w podmiocie - różnice i podobieństwa.
18. Przechowywanie dokumentacji i udostępnianie jej na potrzeby służbowe i kontrolne.
19. Zasady archiwizacji dokumentacji zakończonej.
20. Opisywanie teczek, paginacja, ewidencja dokumentacji.
21. Zadania archiwów zakładowych i składnic akt – zadania i personel.
22. Procedura niszczenia dokumentacji niepotrzebnej firmie.
23. Problematyka E-dokumentu oraz stosowanie systemów teleinformatycznych klasy EZD do prowadzenia dokumentacji.

III Dzień 17.04.2026 r.
WARSZTATY JĘZYKOWE - JAK REDAGOWAĆ DOKUMENTY ZROZUMIAŁE DLA KLIENTÓW ORAZ JAK KOMUNIKOWAĆ SIĘ W SPOSÓB PROSTY I ZROZUMIAŁY?
1. Poprawność językowa a wizerunek urzędu i zaufanie obywateli.
2. Kultura języka polskiego w redagowaniu tekstów urzędowych – podstawowe zasady i normy.
3. Zmiana zasad pisowni polskiej po 1 stycznia 2026 roku.
4. Pisownia nazw mieszkańców miast i ich dzielnic, osiedli i wsi.
5. Zapisy nazw etnicznych i narodowościowych.
6. Pisownia nazw firm, marek i modeli wyrobów przemysłowych.
7. Pisownia cząstek -bym, -byś, -by, -byśmy, -byście ze spójnikami.
8. Pisownia nie- z imiesłowami odmiennymi.
9. Pisownia przymiotników tworzonych od nazw osobowych.
10. Pisownia członu pół-.
11. Pisownia w parach wyrazów równorzędnych.
12. Pisownia wielkich liter w nazwach własnych – urzędy, jednostki organizacyjne, programy, dokumenty.
13. Pisownia prefiksów.
14. Pisownia nie- z przymiotnikami i przysłówkami odprzymiotnikowymi.
15. Najczęstsze błędy językowe w pismach urzędowych – analiza przypadków.
16. Język urzędowy a język prosty – gdzie są granice uproszczeń?

IV Dzień 20.04.2026 r.
ZARZĄDZANIE SEKRETARIATEM, BUDOWANIE WIZERUNKU, OBSŁUGA KLIENTA
MODUŁ 1. Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości urzędu/firmy/instytucji. Znaczenie jakości obsługi klienta w procesie budowania wizerunku urzędu/firmy/instytucji:
1. Wprowadzenie do warsztatów. Sekretariat – serce urzędu/firmy/instytucji.
2. Istota wizerunku i autoprezentacji - wpływ wizerunku osobistego na postrzeganie przez otoczenie urzędu/firmy/instytucji, który reprezentujemy. Messaging – budowanie wizerunku Urzędu.
3. Miejsce pracy – jak je przygotować, żeby godnie reprezentować urząd/firmę/instytucję.
4. Psychologia pierwszego wrażenia – efekt diabelski i anielski, nastawienie i stereotypy – przyczyny sytuacji stresogennych.
5. Savoir vivre obsługi klienta w sekretariacie.
MODUŁ 2. Komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji, tworzenie pozytywnych relacji z klientem:
1. Najważniejsze reguły i zasady profesjonalnej obsługi klienta. Warunki efektywnej komunikacji i zarządzanie relacjami z klientami.
2. Obsługa klienta wewnętrznego – jak dbać o dobre relacje w pracy oraz obsługa klienta zewnętrznego – co robić, żeby klient był zadowolony.
3. Bariery utrudniające efektywne porozumiewanie się z innymi - nastawienie i elastyczność w podejściu do klienta.
4. Różne typy klientów i sposoby komunikacji z nimi. Przyczyny powstawania trudnych sytuacji.
5. Mechanizm marketingu szeptanego; klient zadowolony, klient niezadowolony.
6. Budowanie pozytywnych relacji w kontakcie z klientem - co jest pożądane, a co niedozwolone w kontaktach z klientami.
7. Standardy obsługi klienta – wypracowanie kluczowych elementów.
MODUŁ 3. Komunikacja werbalna i niewerbalna w obsłudze klienta. Trudne sytuacje w obsłudze klienta i sposoby radzenia sobie z nimi:
1. „Jeśli dobrze rozumiem…” dlaczego parafraza jest tak skutecznym narzędziem w budowaniu dobrych relacji z klientem.
2. Rola pytań w obsłudze klienta - jak wykorzystać pytania precyzujące wypowiedzi – rodzaje pytań i zakres ich stosowania w obsłudze klienta.
3. Jak pokonać bariery utrudniające uważne słuchanie i jak skoncentrować się na treści odbieranego przekazu.
4. Mowa ciała - jak odczytywać sygnały niewerbalne i jak je wykorzystywać we własnym przekazie.
5. „Ze spuszczoną głową, powoli…” postawa ciała - jak wyglądają pozycje „otwarte” i „zamknięte” i jakie niosą komunikaty.
6. Rola gestów w wyrażaniu emocji i wywieraniu wpływu – gesty pożądane i wzbudzające agresję.
7. Mimika - jak odczytywać emocje, kiedy oczy kłamią, a kiedy uśmiech jest szczery.
8. W jaki sposób tworzone są zależności przestrzenne; nasze strefy osobistego bezpieczeństwa – jak je wykorzystać w komunikacji z innymi.
9. Zasady i etapy rozmowy telefonicznej – jak się do nich przygotować. Telefoniczny savoir – vivre.
10. Trudne sytuacje w obsłudze klienta - metody radzenia sobie w trudnych sytuacjach z klientem.
11. „Dlaczego mój stres wpływa na innych”? - wpływ stresu na komunikację z klientem.
MODUŁ 4. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
1. Obalamy mity – wielozadaniowość i twórczy bałagan.
2. Planowanie kluczem do zmniejszenia stresu i prokrastynacji.
3. Metoda ABC – najpierw ważne czy pilne? ustalanie priorytetów.
4. Matryca Eisenhowera – jak ją wykorzystać w pracy sekretariatu i ustrzec się prokrastynacji?
5. Zasady wspomagające motywację i lepsze zarządzanie czasem w pracy w celu podniesienia efektywności pracy:
-„zasada 1”
- „zasada 2 minut”
- „zjedz tę żabę”
- „Reguła 5…4… 3… 2… 1”
- metoda CUD - u
6. Dwa ekspresowe rozwiązania Keith Abrahama.
7. Listy kontekstowe – samokontrola i redukcja codziennego stresu.
8. Świadome wykorzystanie Prawa PARKINSONA.
9. Jak maksymalnie wykorzystywać swój umysł – organizacja jednostek pracy umysłowej, krzywa wydajności. dobowej, przerwy, relaks i koncentracja.
10. Celebracja – dlaczego się wynagradzać i kończyć dzień z pozytywnym myśleniem?

rozwiń

Adresaci

Kurs kierujemy do osób zatrudnionych w sekretariatach JST, biurach rady, kancelariach lub planujących podjąć taką pracę, a także innych pracowników, którzy w ramach obowiązków służbowych mają za zadanie obsługę i prowadzenie prac sekretariatu wydziału bądź zespołu.

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Trener 1 - specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, rodzinnego, świadczeń rodzinnych i społecznych, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu zabezpieczenia społecznego oraz procedury administracyjnej, konsultant Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie oraz ośrodków pomocy społecznej. Trener szkoleń z zakresu procedury administracyjnej dla Krakowa, gmin i powiatów małopolskich. Konsultant procedur administracyjnych zabezpieczenia społecznego miasta stołecznego Warszawa. (Dzień I)

Trener 2 - specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego. (Dzień II)

Trener 3 - absolwent filologii polskiej na Uniwersytecie Zielonogórskim, Właściciel firmy szkoleniowej, trener, mentor, coach akredytowany przez International Institut of Coaching & Mentoring oraz Noble Manhattan Coaching. Ambasador w Polsce marki Noble Manhattan Coaching. Stypendysta Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Posiada bogate doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z umiejętności twardych i miękkich (ponad 15 000 godzin spędzonych w salach szkoleniowych). Autor przewodnika po Zielonej Górze wydanego w trzech językach oraz kilkudziesięciu artykułów naukowych drukowanych w książkach i czasopismach. Redaktor naczelny publikacji książkowej oraz dwóch czasopism wydawanych w latach 1999-2011. (Dzień III)

Trener 4 - trener I stopnia Polskiego Towarzystwa Psychologicznego, certyfikowany Coach Multi Level Coaching, konsultant, magister edukacji. Od lat szkoli z częstotliwością ponad 600 godzin rocznie. Od 2014 roku w jej szkoleniach wzięło udział ponad 6000 uczestników. Ma bogate doświadczenie w prowadzeniu szkoleń dla administracji publicznej, prowadzi również szkolenia biznesowe. Na stałe współpracuje z Uniwersytetem Adama Mickiewicza w Poznaniu ze studentami studiów podyplomowych i dziennych. Przez kilka lat prowadziła szkolenia „Efektywne przetwarzanie informacji” dla studentów Szkoły Głównej Handlowej, Politechniki Warszawskiej, Akademii Medycznej. Od 2008 roku jest certyfikowanym coachem (certyfikat MLC), prowadzi indywidualne treningi z menedżerami wyższego szczebla i właścicielami firm. Oprócz business coachingu i manager coachingu prowadzi również life coaching. (Dzień IV)

rozwiń

Informacje dodatkowe

Cena: 1749 PLN netto/os. UWAGA! Przy zgłoszeniu na szkolenie do 27 marca 2026 r. cena: 1549 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 10 kwietnia 2026 r.

Powrót do listy