Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia organizowany wspólnie z Archiwum Narodowym w Krakowie

Zapraszamy Państwa do wzięcia udziału w kolejnej edycji KURSU KANCELARYJNO – ARCHIWALNEGO I STOPNIA przygotowanego wspólnie przez FRDL MISTiA i Archiwum Narodowe w Krakowie.
6-dniowy kurs realizowany będzie w dniach: 23, 27, 30 października oraz 6, 7, 9 listopada 2023 r.

Program kursu został opracowany przez zespół ekspertów Archiwum Narodowego w  Krakowie i  odpowiada na wytyczne zawarte w obowiązujących przepisach archiwalno-kancelaryjnych.

Kurs kończy się egzaminem w formie testu sprawdzającego wiedzę uczestników. Odbycie zajęć oraz wynik pozytywny testu, potwierdzane są certyfikatem ukończenia kursu i uzyskaniem kwalifikacji zawodowych do pracy na stanowisku archiwisty zawodowego i referenta kancelaryjnego.

Dzień I – 23 października 2023 r., godz. 9:00 – 15:00
Analiza prawa archiwalnego

Podstawowe pojęcia z zakresu archiwistyki. Rodzaje dokumentacji:
• Analiza najważniejszych zagadnień prawa archiwalnego (ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych do ustawy archiwalnej).
• Obowiązki podmiotów wynikające z ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych do ustawy archiwalnej.
• Postępowanie z dokumentacją likwidowanych jednostek organizacyjnych.


Dzień II – 27 października 2023, godz. 9:00 – 16:00
Obieg dokumentacji w postaci tradycyjnej oraz dokument elektroniczny w instytucji

• Przykładowa kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
• Charakterystyka systemu kancelaryjnego dziennikowego i systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
• Obieg dokumentacji w instytucji w świetle instrukcji kancelaryjnej.
• Dokument elektroniczny w Urzędzie – podstawowe zagadnienia. Pojęcie dokumentu elektronicznego, naturalnego dokumentu elektronicznego oraz odwzorowania cyfrowego dokumentu. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
• Wzorcowy lokal archiwum zakładowego. Obowiązki archiwisty zakładowego.
• Kontakty z archiwami państwowymi (uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, przeprowadzanie kontroli archiwalnych, brakowanie dokumentacji).
• Zabezpieczanie i przechowywanie materiałów archiwalnych (konserwacja, postępowanie z dokumentacją w sytuacjach zagrożenia).

Dzień III – 30 października 2023, godz. 9:00-16:00
Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt

• Systemy zarządzania dokumentacją. 
• Jednolity rzeczowy wykaz akt – pojęcie i budowa.
• Zasady stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Prawidłowe zakładanie i prowadzenie teczek rzeczowych.
• Rejestracja spraw i wypełnianie spisów spraw.
• Zasady prawidłowego opisu teczki aktowej.
• Obowiązki referentów w zakresie przechowywania dokumentacji na stanowiskach pracy.

Dzień IV – 6 listopada 2023 r., godz. 9.00 – 15.30 
Funkcjonowanie archiwum zakładowego

• Przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.
• Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych przekazywanej dokumentacji.
• Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego oraz jej prawidłowe rozmieszczanie.
• Środki ewidencyjno-informacyjne w archiwum zakładowym.
• Wprowadzanie korekt do ewidencji archiwum zakładowego.
• Zasady i tryb udostępniania dokumentacji.

Dzień V – 7 listopada 2023 r., godz. 9.00 – 16.00 
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• Przepisy dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Przygotowanie wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – wymogi formalne.
• Sporządzanie prawidłowych spisów dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu.
• Zasady wyrażania zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Dzień VI – 9 listopada 2023 r., godz. 9:00-17:00
Współpraca archiwum zakładowe – archiwum państwowe

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
• Dokumentacja fotograficzna.
• Dokumentacja techniczna i kartograficzna.
• Porządkowanie dokumentacji aktowej oraz audiowizualnej.

 TEST SPRAWDZAJĄCY WIEDZĘ  16.30 – 17.00

Osoby zatrudnione w JST i jednostkach publicznych, pracownicy prowadzący biura i sekretariaty w podmiotach niepublicznych; personel odpowiedzialny za prowadzenie archiwów zakładowych i składnic akt, osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji projektów finansowanych ze środków unijnych.

Prowadzący I - Kustosz w Oddziale VI Archiwum Narodowego w Krakowie. Zajmowała się przeprowadzaniem kontroli archiwalnych, opracowywaniem i uzgadnianiem przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, prowadziła też zajęcia dla studentów archiwistyki. Obecnie rozpatruje wnioski na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, zajmuje się kwalifikacją dokumentacji. Doświadczony wykładowca w prowadzeniu szkoleń kancelaryjno-archiwalnych.

Prowadzący II - Starszy archiwista w Oddziale VI Archiwum Narodowego w Krakowie. Zajmuje się przeprowadzaniem kontroli archiwalnych, opracowywaniem i uzgadnianiem przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Rozpatruje także wnioski na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Doświadczony wykładowca w prowadzeniu szkoleń kancelaryjno-archiwalnych.

Prowadzący III - Starszy archiwista w Oddziale VI Archiwum Narodowego w Krakowie. Zajmuje się głównie kontrolami archiwów zakładowych w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, uzgadnianiem przepisów kancelaryjno-archiwalnych, rozpatrywaniem wniosków na brakowanie dokumentacji.

Prowadzący IV - Starszy kustosz, doświadczony wykładowca w prowadzeniu kursów archiwalnych I i II stopnia. Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w kadencji 2012-2016.