Abc funkcjonowania rady i biura rady. Praktyczne rozwiązania, wzajemna współpraca

Podczas proponowanego szkolenia przeanalizujemy kluczowe zagadnienia z zakresu działania rady i biura rady, w tym między innymi:

• Relacje między organem uchwałodawczym i wykonawczym JST, najistotniejsze zagadnienia istotne w wykonywaniu zadań organu stanowiącego, aspekty warsztatu pracy urzędnika, najnowsza interpretacja spornych zagadnień oraz praktyczne przykłady dające możliwość zastosowania w rozwiązywaniu konkretnych sytuacji w działalności danej JST.
• Status prawny radnego, jego prawa i obowiązki oraz relacje służbowe między biurem rady a przewodniczącym rady.
• Zasady realizacji uprawnień kontrolnych rady, komisji rewizyjnej i poszczególnych radnych, czy jak rozwiązywać problemy pojawiające się w bieżącej pracy np. rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji czy analiza oświadczenia majątkowe.

• Poznanie struktury, organizację i zasady funkcjonowania rady, co pomoże zrozumieć jej rolę oraz relacje z organem wykonawczym.
• Zdobycie informacji o prawach, obowiązkach i odpowiedzialności radnych.
• Zapoznanie się z narzędziami i procedurami, takimi jak przygotowywanie dokumentów, obieg dokumentów, zasady naliczania diet oraz organizacja sesji rady.
• Zdobycie wiedzy o najczęściej występujących błędach, co zmniejszy ryzyko negatywnych konsekwencji podczas kontroli realizacji zadań.

1. Zagadnienia ogólne w zakresie funkcjonowania organu stanowiącego i biura rady:
• Ramy prawne funkcjonowania organów JST: gdzie jest granica samodzielności gminy w wykonywaniu jej zadań? czy nadzór wyłącznie wojewody i w jakim zakresie?
• Wzajemna relacja organów gminy – organ stanowiący a wykonawczy: który z organów jest ważniejszy? jakie są główne zależności między nimi? kto reprezentuje JST na zewnątrz?
• Status prawny radnego - podstawowe prawa i obowiązki: jak i kiedy potrącać dietę radnemu? a gdy jest dodatkowo sołtysem? 
2. Organizacja rady, zadania biura rady i przykładowe pytania:
• Organizacja i zasady działania rady, rola i zadania przewodniczącego rady: czy jego ogranicza się tylko do organizacji pracy rady i prowadzenia obrad? jakie zadania ma wiceprzewodniczący?
• Obsługa techniczno-organizacyjna rady przez biuro rady, relacje służbowe i współpraca z przewodniczącym rady: czy przewodniczący może wydawać polecenia wszystkim pracownikom urzędu i jednostek? A czy może to robić każdy radny?
• Właściwe przygotowanie sesji i komisji, współpraca przy przygotowaniu porządku obrad: zawiadamianie elektroniczne radnych o sesji? jak zawiadamiać sołtysów? porządek obrad jest wiążący i niezmienny?
• Sprawny przebiegi obrad rady: jak efektywnie prowadzić obrady? jakie są uprawnienia przewodniczącego w zakresie tzw. policji sesyjnej?
• Procedury w zakresie przeprowadzania głosowania nad uchwałami i innymi dokumentami rady: czy zawsze odbywa się głosowanie jawne? udział w głosowaniu radnego, który ze względu na swój interes prawny podlegał wyłączeniu powoduje każdorazowo nieważność uchwały? 
• Obowiązki dot. zapewnienia jawności i dostępności cyfrowej: jak skutecznie i tanio realizować obowiązkową transkrypcję nagrań z sesji?
• Obieg dokumentów wpływających do rady, zasady naliczania i rozliczania diet radnych, rozliczanie delegacji służbowych, sporządzanie a zatwierdzanie protokołów z posiedzeń rady i komisji: niezatwierdzony protokół – udostępniać? kiedy i jak potrącać dietę? wymagana publikacja uchwały o dietach? 
• Funkcjonowanie komisji rady, zadania przewodniczących komisji i radnych: czy komisje to organy gminy? dwie czy więcej obligatoryjnych komisji rady? udział radnego w jednej czy kilku komisjach? wspólne posiedzenia?
3. Funkcjonowanie i aktualne zagadnienia w pracy rady i przykładowe pytania:
• Działalność kontrolna rady: rada kontroluje wójta, a kto kontroluje radę? 
• Funkcjonowanie i zadania komisji rewizyjnej: czy jest uprawniona do wydawania władczych zaleceń pokontrolnych wójtowi - a może jednostkom organizacyjnym lub pracownikom?
• Uprawnienia radnego do uzyskiwania informacji i materiałów, wstępu do pomieszczeń, w których znajdują się te informacje i materiały oraz wglądu w działalność urzędu i jednostek organizacyjnych: czy radny może np. cały dzień przebywać w gabinecie wójta w ramach uprawnień kontrolnych? 
• Dostęp do informacji publicznej, pisemność interpelacji i zapytań radnych: porządek obrad rady uwzględniający punkt „sprawy różne, wnioski” na sesji – to można zadawać pytania i składać interpelacje? co robić w sytuacji, gdy jest pytanie od radnego, a nie uzyskuje on dla siebie satysfakcjonującej informacji?
• Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji i obowiązkowe zadania będące przedmiotem kontroli wojewody: czy przewodniczący może samodzielnie, bez udziału całej rady, przekazać skargę do organu właściwego? skarga na pracownika Urzędu – kto ją powinien rozpatrzyć?
• Analiza oświadczeń majątkowych radnych, obowiązki w zakresie przechowywania i publikacji: pierwsze oświadczenia złożone – czy są właściwie sporządzone, a może nie powinny podlegać korekcie? czy i po jakim czasie usuwać oświadczenia z BIP?
• RODO - obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych: kto odpowiada i w jakim zakresie za naruszenie danych osobowych w trakcie trwania sesji?
4. Podsumowanie. Dyskusja.
 

Pracownicy biur rady, osoby, które rozpoczęły wykonywanie zadań związanych z obsługą organów stanowiących (np. pracą w biurze rady), osoby, które chcą usystematyzować swoją wiedzę i poznać aktualną interpretację poszczególnych zagadnień w funkcjonowaniu rady, a także przewodniczący rady lub radny.

Doświadczony szkoleniowiec z zakresu procedur postępowania w JST, praktyk, od 2006 roku Sekretarz Gminy i Miasta. Obecnie również radny Rady Powiatu, wiceprzewodniczący Komisji Skarg, Wniosków i Petycji oraz Komisji Dróg, Komunikacji i Budownictwa. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie, specjalność administracja samorządowa oraz drugiego kierunku UJ: Europeistyka. Trener z praktycznym doświadczeniem w zakresie funkcjonowania administracji oraz zarządzania jednostką samorządu terytorialnego. Zajmuje się m.in. nadzorem nad sprawami związanymi z organizacją pracy urzędu i współpracą z radą. Wykładowca akademicki na studiach podyplomowych w zakresie samorządu terytorialnego, administracji i prawa publicznego. Współautor „PRAKTYCZNEGO PORADNIKA DLA RADNYCH W KADENCJI 2024-2029. ABC SAMORZĄDU” wydanego przez FRDL  im. Jerzego Regulskiego.