Procedury postępowania z dokumentem elektronicznym w urzędzie. Od przyjęcia do doręczenia i archiwizacji

Proponujemy Państwu udział w zajęciach, które umożliwią uzyskanie wiedzy praktycznej, a nie tylko prawnej w zakresie czynności związanych z obsługą dokumentu elektronicznego w różnych procedurach (administracyjnych, podatkowych, zamówień publicznych, cywilnych). Szkolenie będzie realizowane na praktycznych przykładach zadań realizowanych m.in. przez urzędy samorządowe i w oparciu o wieloletnie doświadczenia a jednocześnie aktualne orzecznictwo sądów. Uczestnicy w krótkim czasie pozyskają informacje dotyczące najczęściej popełnianych błędów i ryzyk z tym związanych oraz dobrych praktyk w zakresie postępowania z dokumentem elektronicznym. Zamierzeniem jest również przekazanie informacji nt. sposobu przygotowania urzędu do wdrożenia w najbliższych miesiącach nowych rozwiązań prawnych, technicznych i organizacyjnych dotyczących doręczeń elektronicznych.

• Omówienie wymagań prawnych, na praktycznych przykładach w zakresie możliwości przyjmowania dokumentów elektronicznych, weryfikacji podpisu, rejestracji i procedowania w urzędzie, przygotowania pism do doręczenia elektronicznego, wyjątków dopuszczających doręczenia papierowe bez podpisu odręcznego w sprawach masowych, sposobów podpisywania pism, dopuszczalności doręczeń skanów, „archiwizacji” dokumentów w EZD.
• Przedstawienie nowych wymagań prawnych zobowiązujących wszystkie podmioty publiczne do rezygnacji z platformy ePUAP, na rzecz nowego systemu do doręczeń elektronicznych.
• Przedstawienie kwestii związanych z zastąpieniem listów poleconych obowiązkiem przygotowania i wysłania dokumentu elektronicznego.
• Wskazanie najczęściej popełnianych błędów i występujących nieprawidłowości w postępowaniu z dokumentami.
• Uzyskanie odpowiedzi na pojawiające się pytania i wątpliwości związane z tematem zajęć.
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych – prezentacji zawierającej szczegółowe omówienie zagadnień dotyczących wymagań prawnych, technicznych i organizacyjnych w zakresie postępowania z dokumentem elektronicznym.

1. Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:
• Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy prawa i różne wymagania.
• Elektroniczna Skrzynka Podawcza jako środek wnoszenia pism urzędowych – najczęstsze problemy związane z wykorzystaniem ESP.
• Czy można wnieść podanie za pomocą innego systemu teleinformatycznego?
• Adres do doręczeń elektronicznych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
• Skuteczność wnoszenia pism pocztą elektroniczną – orzecznictwo i nowe regulacje prawne w zakresie
e-doręczeń.
2. Załatwianie spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego:
• Jak rozumieć pojęcie „pisemności”? Rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne.
• Data wszczęcia sprawy w aspekcie dokumentu elektronicznego.
• Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
• Podanie wniesione do organu niewłaściwego a podanie mylnie doręczone.
• Rejestracja wpływu dokumentu elektronicznego – wymagania. Czy i które emaile trzeba rejestrować?
• Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania.
• Podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy i kiedy weryfikować podpis?
• Wzory, formularze, usługi elektroniczne.
• Przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism – podpis odręczny i elektroniczny: różne systemy dokumentowania akt spraw.
• Wysyłka pism – a nowe wymagania związane z e-doręczeniami.
3. Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy:
• Wymagania dotyczące udostępniania na przykładzie różnych procedur.
• Jak praktycznie udostępnić dokument elektroniczny w postaci cyfrowej a jak w papierowej?
4. Podpis elektroniczny:
• Rodzaje podpisów elektronicznych.
• Dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ.
• Czy i kiedy można doręczać skany?
• Weryfikacja podpisu – jak weryfikować podpis? Podpis zewnętrzny, otaczający czy otoczony, pades, xades czy xml? Jak je odróżnić, jakimi narzędziami weryfikować?
• Czas podpisu – podpis ze znacznikiem i bez znacznika czasu.
5. Doręczanie pism w procedurze administracyjnej ePUAP:
• Dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach.
• Potwierdzenie odbioru pisma.
• Doręczenia – tryb UPP czy UPD w świetle praktyki i orzecznictwa.
• Czy i jak można doręczyć za pomocą emaila?
• Czy i jak doręczyć pismo na konto w systemie teleinformatycznym?
• Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych.
• Czy trzeba podpisać pismo czy wystarczy podpisanie xmla – „pisma ogólnego”?
6. Praktyczne aspekty „archiwizacji” w EZD, składów chronologicznych.
7. Nowy system edoręczeń – PURDE/PUH:
• Czy i kiedy musimy zrezygnować z ePUAP?
• Przepisy przejściowe – czyli obecnie doręczać dokumenty?
• Kiedy i jak zrealizować obowiązek aktywacji adresu elektronicznego dla podmiotu publicznego?
• Dlaczego nie będziemy już wysyłać listów poleconych?
• Ile będzie kosztować doręczenie elektroniczne?

Szkolenie adresowane jest do sekretarzy gmin, miast, informatyków, pracowników merytorycznych załatwiających sprawy w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, przyjmujących, rozpatrujących, doręczających dokumenty elektroniczne, pracowników którzy do tej pory wysyłali wyłącznie listy polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, archiwistów, pracowników kancelarii, sekretariatów. Udział w szkoleniu polecamy także pracownikom, którym powierzono przygotowanie urzędów do wprowadzenia zmian prawnych w zakresie doręczania dokumentów elektronicznych.

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Analityk biznesowy systemów klasy EZD, doświadczony trener w obszarze wymagań prawnych i organizacyjnych przygotowania od strony organizacyjnej wdrożenia, i rozwoju systemów klasy EZD, wykorzystania podpisu elektronicznego, udostępniania usług elektronicznych. Obecnie zatrudniony w komórce odpowiedzialnej za wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji, w tym ostatniej „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” wyd. CHBeck, Warszawa 2023 r. W latach 2009–2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013–2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy.