Dokumentacja pracownicza od A do Z

Zobacz szkolenia z kategorii:
Kadry, prawo pracy, płace

W 2019 roku zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej uległy radykalnym zmianom wynikającym w głównej mierze z konieczności dostosowania dotychczasowych przepisów do wymogów RODO oraz z faktu umożliwienia jej prowadzenia w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od decyzji pracodawcy. W trakcie szkolenia w sposób szczegółowy zostaną omówione zasady dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji, zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i elektronicznej, procedury z zakresu zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji elektronicznej oraz kwestie związane z udostępnianiem, wydawaniem i niszczeniem dokumentacji pracowniczej w związku z konwersją postaci dokumentacji lub zakończeniem ustawowego okresu jej przechowywania. Szkolenie uwzględnia aktualny stan prawny oraz najświeższe stanowiska Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Omówione zostaną także przepisy wprowadzone na mocy tzw. koronaustawy i jej kolejnych nowelizacji (tarcz antykryzysowych), które rzutują na obowiązki w sferze zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

rozwiń

Cele i korzyści

Przekazanie szczegółowych informacji na temat istoty najnowszych zmian w sferze prawa pracy, zarówno tych, które już weszły w życie, jak i tych, które dopiero wejdą w życie w trakcie obecnego roku kalendarzowego.
Nowe regulacje zostaną omówione na tle praktycznych przykładów, co umożliwi lepsze zrozumienie ich istoty.
Prowadzący szkolenie omówi rozstrzygnięcia wielu kontrowersji, pojawiających się na tle zmieniających się regulacji prawnych, odnosząc się przy tym do poglądów doktryny oraz stanowisk Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy.
W skład materiałów, które otrzymują uczestnicy szkolenia wchodzą wzory licznych dokumentów standardowo zamieszczanych w dokumentacji pracowniczej.

rozwiń

Program

1. Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej.
2. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy:

dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika,
dane zwykłe oraz dane wrażliwe, w tym dane biometryczne,
dane pozyskiwane na podstawie przepisów prawa i/lub zgody osoby, której dotyczą.

3. Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy:

warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej,
okresy przechowywania,
udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym,
ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza,
przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach,
niszczenie dokumentacji pracowniczej.

4. Omówienie poszczególnych dokumentów, wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy.
5. Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w szczególnych przypadkach:

zniszczenie lub zagubienie,
przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
upadłość lub likwidacja pracodawcy.

6. Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
7. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.
8. Pytania i podsumowanie szkolenia.

Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:

Czy skierowanie na badania profilaktyczne może zostać wysłane do pracownika w formie elektronicznej i w jaki sposób przechowywać je w papierowej dokumentacji pracowniczej?
Czy dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej jedynie dla części załogi, zaś dla pozostałej części załogi w wersji elektronicznej?
Czy umowa o pracę może być zawarta w formie mieszanej (elektroniczny podpis pracodawcy i własnoręczny podpis pracownika) i w takiej postaci przechowywana w aktach osobowych?
Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy oraz czy należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
Czy wymóg elektronicznej dokumentacji spełnia zbiór zeskanowanych dokumentów posegregowanych w katalogach systemu operacyjnego?
Na czym polega dostosowanie „starych” akt osobowych (sprzed 2019 r.) do aktualnych wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy?
W jakich przypadkach nie można kontynuować prowadzenia dokumentacji na bazie poprzedniego zbioru w przypadku ponownego zatrudnienia w firmie?
Jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
W jakiej postaci należy przechowywać wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone podpisem kwalifikowanym w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
Czy każdy dokument związany z zatrudnieniem powinien być przechowywany wyłącznie w postaci odpisu lub kopii?
Jakie konsekwencje wynikają z zasady zamkniętego charakteru katalogu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
W jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej i odwrotnie?
Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych?
Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo papierowej?
Jakich reguł, wynikających z RODO, należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika?
Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgormadzone przed wejściem w życie RODO?
Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe?
Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika?
Jak przechowywać e-zwolnienia?
Jak udokumentować okres pracy za granicą, wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju?
Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy?
Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
Gdzie należy przechowywać tytuły egzekucyjne?
Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym?
Czy pracodawca jest zobowiązany tworzyć zakresy obowiązków (czynności) i jak powinny one wyglądać?
Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO?
Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych?
Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę?
Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp?
Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy?
Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii?
Jak w świetle obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy?
Jakie reguły rządzą przetwarzaniem danych osobowych, zawartych w dokumentach gromadzonych na potrzeby ZFŚS?
Jakie są zasady wystawiania świadectwa pracy i jego korekty?
Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej?
Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wgląd do dokumentacji pracowniczej?
Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej?
W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumentację pracowniczą pracownikowi?
Jakim organom i podmiotom zewnętrznym pracodawca zobowiązany jest udostępniać dokumentację pracowniczą?
Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej?
Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu elektronicznego?
Jakie formaty kompresji należy stosować w przypadku przenoszenia uporządkowanego zbioru dokumentów pomiędzy systemami lub wysyłania ich na odległość?
Jakie wymogi techniczne musi spełniać dokument przekonwertowany na postać elektroniczną?
Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu, jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie?
Jakie informacje powinny znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracodawcy, który utworzył regulamin pracy, a jakie w przypadku pracodawcy niezobowiązanego do jego utworzenia?
W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu?
Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Jak liczyć okres roku nienagannej pracy, uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwóm różnym okresom przechowywania?
Czy plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym?
Jakie są okresy przechowywania kart ewidencji czasu pracy w okresie przejściowym?
Jakie dodatkowe zbiory dokumentów – poza dokumentacją pracowniczą – jest zobowiązany prowadzić pracodawca?

rozwiń

Adresaci

Pracodawcy i pracownicy, zwłaszcza osoby zajmujące się obsługą kadrowo-płacową przedsiębiorstw, spółek i instytucji, jak również osoby, które chcą poszerzyć swą wiedzę z zakresu problematyki będącej przedmiotem szkolenia.

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Doktor nauk prawnych, urzędnik państwowy, wykładowca, szkoleniowiec, były członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy, autor książek oraz wielu publikacji ukazujących się w fachowej literaturze prawniczej z dziedziny prawa pracy i prawa spółek, laureat „Złotych Szelek” za wyjaśnianie skomplikowanych problemów prawnych zrozumiałym i klarownym językiem, biegły sądowy z zakresu stosunku pracy z elementem międzynarodowym (międzynarodowe prawo pracy) i delegowania pracowników do innego państwa celem świadczenia usług.

rozwiń

Powrót do listy