E-doręczenia w pomocy społecznej. Obowiązki organów administracji i stron postępowań administracyjnych

Od 10 grudnia 2023 r. organy administracji publicznej, w tym również jednostki pomocy społecznej będą musiały zmienić system doręczania oraz komunikacji ze stronami, jak i innymi instytucjami z tradycyjnych form na elektroniczne. Podczas proponowanego szkolenia zapoznamy uczestników z nowymi obowiązkami, co pozwoli na skuteczne przygotowanie jednostki do sprawnego zarządzania zewnętrzną korespondencją elektroniczną.

Podczas zajęć zostaną omówione również zmiany w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, wprowadzone ustawą z 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych, a także wytyczne Ministerstwa w zakresie stosowania e-PUAP.

Podczas szkolenia ceniony ekspert – praktyk, członek SKO, omówi najważniejsze kwestie dotyczące elektronizacji postępowań administracyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem spraw z zakresu pomocy społecznej, świadczeń oraz specyfiki stron w tych postępowaniach. Ponadto, wskaże na przykładach praktyczne znaczenie dla jednostek pomocy społecznej przepisów ustawy o e-doręczeniach oraz wyjaśni problematyczne kwestie.

• Szczegółowe omówienie zasad związanych z doręczaniem korespondencji na podstawie k.p.a. po 10 grudnia 2023 r.
• Wskazanie procedur dotyczących postępowania w szczególnych sytuacjach korespondencji z klientami pomocy społecznej, w tym m. in. uzyskanie wiedzy:
• kiedy i jak sprawdzić w bazie danych czy strona postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych?
• co zrobić w sytuacji, gdy strona nie posiada adresu?
• jakie są zasady postępowania organu względem stron/ osób wykluczonych cyfrowo?
• co z ePUAP-em, Empatią po 10.12.2023r.?
• Przegląd przepisów wraz z omówieniem ich praktycznego znaczenia oraz najbardziej problematycznych obszarów dotyczących tematyki e-doręczeń i korespondencji elektronicznej, zarówno ze stronami, jak i innymi instytucjami.
• Nabycie umiejętności stosowania nowych przepisów k.p.a., wprowadzonych ustawą o doręczeniach elektronicznych w praktyce z uwzględnieniem specyfiki jednostek pomocy społecznej.
• Uzyskanie odpowiedzi na pytania, możliwość konsultacji, podczas szkolenia, kwestii problemowych z zakresu tematyki spotkania.

1. Podstawy prawne - zmiany wprowadzone w k.p.a. w 2021 r.
2. Termin wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
3. Zasada pisemności postępowania administracyjnego w praktyce działania organów administracji z uwzględnieniem specyfiki postępowań pomocowych i rodzinnych.
4. Stosowanie znowelizowanych przepisów k.p.a. w okresie przejściowym do 10 grudnia 2023 r.
5. Stosowanie znowelizowanych przepisów k.p.a. w okresie po 10 grudnia 2023 r.
6. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego a publiczna usługa hybrydowa.
7. e-PUAP - zasady działania po wejściu w życie doręczeń elektronicznych w administracji – jak informować stronę w systemie pomocy społecznej i w systemie świadczeń rodzinnych o zmianach w zasadach korzystania z systemu e-PUAP?
8. Wszczęcie postępowania na piśmie – papierowe i elektroniczne. Jak powiadomić stronę w pomocy społecznej, jeśli posiada pełnomocnika – czy można wysyłać listy papierowo, czy tylko na adres profesjonalnego pełnomocnika?
9. Kierowanie pism do organu a kierowanie pism do strony – różnice. W jakiej formie po 10 grudnia strona może wnieść podanie – zmiany dotychczasowych reguł.
10. Komunikacja elektroniczna z innymi organami - czy organ może wysyłać pisma papierowe do innych organów? Sprawdzanie adresów w BAE - baza adresów elektronicznych.
11. Podpisywanie pism - papierowych i elektronicznych. Zasady.
12. Pouczenia kierowane do stron – w zakresie podpisów, formy wnoszenia podania, uzupełniania podania, pozostawiania podania bez rozpoznania.
13. Doręczenia pism, wezwań, decyzji po 10 grudnia 2023 r. - zasady, kolejność form doręczenia.
14. Posiadanie adresu do doręczeń przez organ.
15. Posiadanie adresu do doręczeń przez stronę - podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych- co zrobić w sytuacji, gdy strona nie posiada adresu, a ma taki obowiązek?
16. Sprawdzanie w bazie danych czy strona postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych.
17. Osoby wykluczone cyfrowo - zasady działania stron postępowania i organu względem tych stron.
18. Skuteczność doręczeń i wpływ na postępowanie w zakresie wezwań.
19. Skuteczność doręczenia a weście decyzji do obrotu prawnego.
20. Wykonalność decyzji a nieprawidłowe doręczenie.
21. Przekazywanie odwołania do organu II instancji – jakie dokumenty są możliwe do przesłania elektronicznie, a jakie drogą pisemną papierową?
22. Odpowiedzi na pytania.

Kierownicy i pracownicy jednostek pomocy społecznej, także ich jednostek organizacyjnych, przygotowujący i wydający decyzje administracyjne oraz prowadzący korespondencję ze stronami i innymi instytucjami.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, rodzinnego, świadczeń rodzinnych i społecznych, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu zabezpieczenia społecznego oraz procedury administracyjnej, konsultant Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie oraz ośrodków pomocy społecznej.