Wdrożenie i obsługa systemów klasy EZD

W czasach rozwoju cyfryzacji i globalnej digitalizacji coraz trudniej wyobrazić sobie współczesną administrację bez nowoczesnego zarządzania dokumentacją. Na tym szkoleniu dowiesz się jak wdrożyć system klasy EZD - elektroniczne zarządzanie dokumentacją - krok po kroku. Pierwszym krokiem będzie zrozumienie użytkowania systemu klasy EZD w Twojej administracji a ostatnim praca w samym systemie.

• Podniesienie efektywności zarządzania dokumentacją w tym dokumentacją elektroniczną.
• Zapoznanie się z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej.
• Poprawa organizacji pracy w urzędzie poprzez zapoznanie się z zasadami postępowania z dokumentacją i wykonanie praktycznych zadań w tym zakresie.
• Zapoznanie z modelami przepływu dokumentu począwszy od jej wpływu, aż do zakończenia procedury jej archiwizowania.

1. Szkolenie Pierwszy krok do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu klasy EZD:
• Obowiązek prawny w dokumentowaniu i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
• Analiza obecnego sposobu obsługi dokumentów w jednostce - różne systemy, wiele integracji, odrębnie ePUAP.
• Przepisy kancelaryjne i administracyjne (KPA, OP) w pracy z EZD.
• Kiedy dokument papierowy a kiedy elektroniczny w pracy w EZD?
• Czynności kancelaryjne w systemie klasy EZD.
2. Jeżeli decyzja o wdrożeniu systemu klasy EZD będzie na TAK, to:
• Jak opracować harmonogram wprowadzenia rozwiązań i zmian w sposobie prowadzenia dokumentacji pod kątem wdrażania elektronizacji usług?
• Jakie potrzebne będą dokumenty prawa wewnętrznego wynikających przepisów kancelaryjnych?
• Jakie szkolenia warto przeprowadzić w jednostce przed i w trakcie wdrożenia systemu klasy EZD?
3. Etapy wdrożenia systemu klasy EZD:
• Wybór systemu klasy EZD i wsparcia wdrożeniowego.
• Przegląd sprzętu informatycznego i stacji roboczych.
• Uruchomienie i konfiguracja systemu.
• Integracja z systemami (ePUAP i inne).
• Testy systemu i działanie.
4. Elektroniczne zarządzania dokumentacją a:
• Dostępność.
• Bezpieczeństwo dokumentów.
• Bezpieczeństwo teleinformatyczne.
• Jakość usług.

Kierownicy podmiotów wdrażających system klasy EZD, osoby koordynując wdrożenie systemu klasy EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentów w podmiotach publicznych, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizację pracy w podmiotach publicznych.

Ekonomista, informatyk, coach, trener, nauczyciel akademicki. 33 lata praktyki w administracji rządowej i ponad 15 lat współpracy z administracją samorządową. Analityk biznesowy systemu klasy EZD, wdrożeniowiec. Ekspert dokumentowania zadań realizowanych w administracji. Od 15 lat - wdrażanie systemów zarządzania dokumentacją, szkolenia z elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, w tym z obsługi systemów, tworzenia procedur związanych z obiegiem dokumentów w organizacji, instrukcji kancelaryjnej, archiwistyki, redagowania pism urzędowych, obsługi Platformy ePUAP, ochrony danych osobowych w tym polityk bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania korupcji i zapobieganiu zjawiskom niepożądanym (w tym mobbing).