Efektywność pracy sekretarza w urzędzie: Efektywna komunikacja i współpraca w zespole, sztuka delegowania zadań, zarządzanie czasem własnym

Podstawowym celem sesji jest poznanie metod zarządzania sobą w czasie w celu poprawienia efektywności zawodowej i osobistej
Korzyści dla uczestnika czyli co uczestnik będzie wiedział? Czego dowie się?
• Dokona oceny obecnej sytuacji i pozna praktyczne wskazówki do wykorzystania w trakcie pracy.
• Dokona oceny wykorzystywania czasu w swoim aktualnym życiu.
• Dokona analizy wykorzystania czasu w swojej pracy.
• Pozna bariery psychologiczne, które utrudniają zarządzanie sobą w czasie.
• Pozna narzędzia do zarządzania czasem i nauczy się praktycznie je wykorzystywać w nowej sytuacji.
• Nauczy się planować działania konieczne do osiągania celów.
• Nauczy się, w jaki sposób ustalać priorytety i odróżniać rzeczy ważne od nieważnych.
• Pozna narzędzia do zarządzania czasem.
• Nauczy się wykorzystywać poznane narzędzia do planowania i wykonywania działań.
• Nauczy się tworzyć listy kontekstowe.
• Nauczy się korzystać z Metody Alpen.
• Nauczy się wykorzystywać Metodę Pomodoro.
• Pozna „metodę żaby”, „zasadę jednego”, „zasadę 2 minut”, „regułę 5…4…3…3…2…1.
• Nauczy się planować w nowej rzeczywistości zawodowej, gdzie presja czasu wymaga zmiany podejścia do zadań.
• Zmniejszy odczuwanie stresu.
• Odzyska poczucie kontroli nad swoją pracą.
• Zwiększy zaufanie do podejmowanych decyzji.
• Wzmocni kompetencje elastycznego reagowania w zmiennym środowisku pracy i napływających z zewnątrz zadań.
• Pozna metody i techniki skutecznego osiągania celów i podejmowania decyzji.
• Pozna metody motywowania się.

Moduł 1. EFEKTYWNA KOMUNIKACJA I WSPÓŁPRACA W ZESPOLE
Cel: Uświadomienie uczestnikom mechanizmów ułatwiających i blokujących komunikację w zespole oraz poznanie zasad delegowania zadań.
• Udoskonalenie umiejętności efektywnego komunikowania się w zespole.
• Poziomy konfliktów - rozwiązywanie konfliktów w zespołach:
- poziom informacji,
- poziom celów,
- poziom geograficzny,
- poziom wartości,
- poziom relacji.
• Czy każda grupa to zespół?
• Cechy zespołów zwycięskich.
• Delegowanie - dzielenie się władzą.
• Delegowanie – potrzeba czy konieczność?
• Mity na temat delegowania – dlaczego boimy się delegować?
• Co delegować, czego lepiej nie delegować - Zasada ABC.
• Zasady dotyczące delegowania.
• Sześć reguł efektywnego delegowania.
• Egzekwowanie delegowanych zadań – kanapka informacji zwrotnych.
• Feedback – jak przekazywać informacje trudne.
Moduł 2. PSYCHOLOGIA ZARZĄDZANIA CZASEM. STRUKTURALIZACJA CZASU - NAJPIERW RZECZY NAJWAŻNIEJSZE, CZYLI JAK USTALAĆ PRIORYTETY.
Cel: Uświadomienie uczestnikom barier utrudniających skuteczne zarządzanie sobą w czasie. Poznanie metod ustalania priorytetów.
• Pozytywne i negatywne nawyki związane z wykorzystaniem czasu - pracuj efektywnie, a nie ciężko i długo.
• Codzienna rutyna – ile czasu przecieka nam przez palce?
• Bieżączka – zabójca efektywności.
• Obalamy mity – wielozadaniowość i twórczy bałagan.
• Zasada Pareto – 20/80 – jak ustalić priorytety?
• Metoda ABC – najpierw ważne czy pilne?
• Matryca Eisenhowera – jak ją wykorzystać w nowej rzeczywistości i ustrzec się prokrastynacji?
• Jak ograniczyć stres i zapobiegać wypaleniu zawodowemu
• Zasady wspomagające motywację i lepsze zarządzanie czasem w pracy w celu podniesienia efektywności pracy:
- „zasada 1”,
- „zasada 2 minut”,
- „zjedz tę żabę”,
- „Reguła 5…4… 3… 2… 1”,
- metoda CUD – u.
Moduł 3. SZTUKA PLANOWANIA. JAK USTALIĆ SCHEMAT i RYTM DNIA, JAK PLANOWAĆ POD PRSJĄ CZASU?
Cel: Poznanie metod planowania oraz wskazówek ułatwiających ustalenie schematu dnia i określenie rytmu dnia.
• Metoda ALPEN - jak wykorzystać do robienia harmonogramu?
• Metoda 5/3 – ile czasu możesz zaplanować, żeby mieć poczucie sprawczości?
• Reguła 60 : 40 – jak planować realistyczne plany.
• Kalendarz Covey'a – planowanie tygodniowe.
• Hierarchia ważności zadań tygodniowych wg K. Abrahama/
• Schemat dnia – na co zwrócić uwagę, jakich pułapek się ustrzec?
• Rytm dnia – jak wykorzystać krzywą wydajności dnia, jak ją określić i wykorzystać w planowaniu zadań?
• Listy kontekstowe – samokontrola i redukcja codziennego stresu.
• Jak maksymalnie wykorzystywać swój umysł – organizacja jednostek pracy umysłowej, krzywa wydajności dobowej, przerwy, relaks i koncentracja, celebrowanie sukcesów.
• Rytuały – kluczem do efektywności w nowej rzeczywistości.
• Celebracja – dlaczego się wynagradzać i kończyć dzień z pozytywnym myśleniem?

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami jst zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Fora - Forum Sekretarzy

Trener I stopnia Polskiego Towarzystwa Psychologicznego, certyfikowany Coach Multi Level Coaching, konsultant, magister edukacji. Od lat szkoli z częstotliwością ponad 600 godzin rocznie. Od 2014 roku w jej szkoleniach wzięło udział ponad 6000 uczestników. Ma bogate doświadczenie w prowadzeniu szkoleń dla administracji publicznej, prowadzi również szkolenia biznesowe. Na stałe współpracuje z Uniwersytetem Adama Mickiewicza w Poznaniu ze studentami studiów podyplomowych i dziennych. Przez kilka lat prowadziła szkolenia „Efektywne przetwarzanie informacji” dla studentów Szkoły Głównej Handlowej, Politechniki Warszawskiej, Akademii Medycznej. Od 2008 roku jest certyfikowanym coachem (certyfikat MLC), prowadzi indywidualne treningi z menedżerami wyższego szczebla i właścicielami firm. Oprócz business coachingu i manager coachingu prowadzi również life coaching.