Korespondencja przekazywana przez ePUAP - postępowanie i archiwizacja

Proponujemy Państwu udział w zajęciach, podczas których omówimy najważniejsze kwestie związane z właściwym zarządzaniem dokumentacją przekazywaną do jst za pomocą platformy EPUAP a dotyczące przechowywania, przekazywania korespondencji wg. właściwości oraz jej archiwizacji. Prowadząca zwróci uwagę na najczęściej występujące problemy w tym zakresie oraz przedstawi obowiązujące zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną wg obowiązujących przepisów prawa.

• Przedstawienie podstawowych przepisów prawnych dotyczących zarządzania dokumentacją elektroniczną w podmiocie.
• Omówienie obiegu dokumentów w podmiocie w kontekście prowadzenia dokumentacji przesyłanej przez ePUAP.
• Zidentyfikowanie różnic i ryzyk związanych z postępowaniem z dokumentacją przekazaną przez ePUAP dla podmiotu prowadzącego dokumentację tradycyjną oraz tego, który wdrożył EZD.
• Omówienie zasad archiwizacji dokumentacji otrzymanej przez ePUAP.
• Ustalenie odpowiedzialności osób przyjmujących i rejestrujących korespondencję (w tym tą kierowaną przez ePUAP) i jej przekazanie do właściwych komórek.

1. Podstawa prawna dla zarządzania dokumentacją elektroniczną.
2. Rola normatywów kancelaryjno-archiwalnych w zarządzaniu dokumentacją jednostki organizacyjnej.
3. Definiowanie systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw. Konsekwencje wyboru dla zarządzania dokumentacją w jednostce: system tradycyjny a ePUAP, system EZD a ePUAP.
4. Kluczowe definicje kancelaryjne: dokument papierowy, odwzorowanie cyfrowe, naturalny dokument elektroniczny, metadane, składy chronologiczne.
5. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie i korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
6. Zbiory dokumentacji tworzącej akta spraw i nietworzącej akt sprawy. 
7. Obieg dokumentów w podmiocie a dokumentacja przesyłana przez ePUAP.
8. Archiwizacja dokumentacji otrzymanej przez ePUAP:

• przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych.
• przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego.

9. Zasady opracowania dokumentacji zakończonej: porządkowanie akt spraw, opisanie jednostek archiwalnych, sporządzenie ewidencji dokumentacji.
10. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych).
11. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
12. Odpowiedzialność twórców dokumentacji po przekazaniu akt do archiwum instytucji: wycofanie, udostępnianie, brakowanie.
13. Dyskusja.

Kierownicy i punktów kancelaryjnych i sekretariatów, osoby prowadzące akta spraw pracowniczych oraz przekazujący dokumentację do archiwum, archiwiści zakładowi i koordynatorzy czynności kancelaryjno-archiwalnych, osoby nadzorujące zarządzanie dokumentacją w JST.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.