Obieg i archiwizacja dokumentów w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

Zobacz szkolenia z kategorii:
Elektronizacja i cyfryzacja urzędu

Proponujemy Państwu udział w szkoleniu podczas którego w kompleksowy sposób omówione zostaną zagadnienia związane z funkcjonowaniem w urzędzie elektronicznego zarządzania dokumentacją. W trakcie szkolenia przejdziemy cały proces zarządzania dokumentacją w tym systemie. Omówimy podstawowe przepisy, wdrożenie sytemu, zarządzanie dokumentacją i jej obieg oraz kwestie związane z archiwizacją.

rozwiń

Cele i korzyści

• Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.
• Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych.

rozwiń

Program

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie.
1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie.
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie.
II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji.
1. Wymagania techniczne.
• Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne.
• Internet.
• Skanery.

• Serwerownia.
• Sprzęt peryferyjny.
2. Wymagania organizacyjne .
• Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić.
• Rozszerzone zadania kancelarii/sekretariatu: wyzwanie dla organizacji.
• Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty.
• Zarządzanie zmianą.
3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi.
III. Etapy wdrożenia systemu EZD.
1. I etap.
2. II etap.
3. III etap.
4. IV etap.
5. Działania dostosowawcze.
6. Modyfikacje.
IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD.
3. Interoperacyjność znaku sprawy.
4. Akta sprawy w EZD.
5. Metryka sprawy w EZD.
V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD.
1. Zadania punktów kancelaryjnych:
• Otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki.
• Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
• Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki.
• Wprowadzanie metadanych.
• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne.
• Odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
• Prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
• Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
• Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
• Dekretacja pisma – wyjątki.
• Rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
• Dekretacja zastępcza.
• Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa).
• Podpisanie pisma podpisem elektronicznym.
• Podpisanie pisma podpisem odręcznym.
3. Zadania prowadzących sprawy:
• Zakładanie spraw.
• Uzupełnianie metadanych.
• Dekretacja zastępcza.
• Prowadzenie kompletnych akt sprawy.
• Prowadzenie metryk spraw.
• Sporządzanie projektów pism.
• Dokonywanie akceptacji.
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD.
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych.
6. Liczba, rodzaje i organizacja składów.
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.
8. Obsługa składów w systemie EZD.
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny).
10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD.
VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD.
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego/ składnicy akt.
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego/składnicy akt.
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD.
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt prowadzonym w systemie EZD.
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt prowadzonym w systemie EZD.
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD.
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD.
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD.

rozwiń

Adresaci

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

rozwiń

Informacje o prowadzącym

Dyplomowany archiwista. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista w zakresie dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegła znajomość standardu WCAG 2.1. Posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej.

rozwiń

Powrót do listy