Podpis elektroniczny w pytaniach i odpowiedziach

Na rynku pojawia się coraz więcej elektronicznych rozwiązań, które mają za zadanie usprawnić obieg dokumentów w instytucji - jednostce administracji publicznej czy prywatnej firmie. Jeżeli interesuje nas podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej, na początku warto zdefiniować, aspekty które różnią podpis elektroniczny od podpisu opartego o Profil Zaufany – czyli podpisu zaufanego.
• Profil Zaufany to niekomercyjny środek służący identyfikacji elektronicznej potwierdzający tożsamość w kontaktach z administracją publiczną. Możemy wykorzystać go w kontaktach z takimi instytucjami jak PUE, ZUS czy ePUAP. Profilem zaufanym możemy podpisać dokumenty kierowane do podmiotów publicznych.
• Podpis elektroniczny natomiast to dane podpisującego w postaci elektronicznej – jednoznaczny podpis z podpisem odręcznym. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym możemy podsiać każdy dokument.
Podczas proponowanego szkolenia przeanalizujemy zasady używania podpisu elektronicznego i zaufanego w praktyce jst. Zagadnienia omówimy w formule porównań pomiędzy tymi formami podpisów dokumentu oraz w praktyczny sposób – prezentując przykłady obrazujące prezentowane treści.

• Zapoznanie się z rodzajami podpisu elektronicznego i prawidłowością ich składania na dokumencie.
• Nabycie umiejętności prawidłowej weryfikacji podpisów złożonych na dokumencie.
• Zdobycie wiedzy jak postępować gdy pojawia się informacja o podpisie nieprawidłowym, nieważnym oraz o braku możliwości weryfikacji.
• Nabycie umiejętności tworzenia i pism i kopii korespondencji w postaci elektronicznej.
• Zdobycie wiedzy jak postępować gdy pojawia się informacja o podpisie nieprawidłowym, nieważnym oraz o braku możliwości weryfikacji.
• Uzyskanie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące zagadnień związanych z podpisem elektronicznym.

1. Podpisywanie dokumentów i weryfikacja poprawności podpisów:
• Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym.
• Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym w plikach formatu PDF.
• Podpisywanie wielu dokumentów.
• Weryfikacja podpisu – sposoby.
• Negatywna weryfikacja podpisu - sposób postępowania, skutki.
• Brak możliwości weryfikacji podpisu - sposób postępowania, skutki.
• Podpisywanie dokumentów na platformie.
• Weryfikacja dokumentów.
• Podpisywanie Podpisem Zaufanym.
• Weryfikacja Podpisu Zaufanego.
• Przedłużanie ważności i unieważnianie Podpisu Zaufanego.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zastosowanie.
2. Pytania i odpowiedzi:
• Jak właściwie obrazować podpis na pismach?
• Czy musimy odwzorować pieczątkę imienną?
• Czyli mailowy wniosek o dostęp do informacji publicznej może zostać pozostawiony bez rozpatrzenia?
• Deklaracja na podatek od nieruchomości przesłana jako załącznik przez ePUAP (załącznik nie podpisany) podpisany jedynie pismo ogólne/wysyłka. Czy taką deklarację traktować jako podpisaną czy wzywać do uzupełnienia?
• Jak w zakresie tego podziału i tych rodzajów podpisów ma się usługa firmy docusign czy autenti?
• Jeśli spółka komandytowa składa deklarację (sam dokument nie został podpisany) a wysyłkę/pismo ogóle podpisuje prezes swoim podpisem zaufanym to taka deklaracja jest złożona i podpisana prawidłowo?
• Jak prawidłowo powinniśmy archiwizować umowy podpisywane elektronicznie w formie papierowej z wydrukiem weryfikacji podpisów czy w formie elektronicznej?
• Czy jest możliwość wydania decyzji administracyjnej wobec osoby fizycznej w sposób inny niż papierowy, jeżeli nie mamy systemu teleinformatycznego?
• Czy zgoda pracownika na używanie podpisu zaufanego i telefonu prywatnego do celów służbowych musi być udzielona na piśmie?
• W jaki sposób doręczyć papierowo taką decyzję wydaną elektronicznie. Podpisana jeszcze raz papierowo, czy za zgodność?
• W jaki sposób możemy się zabezpieczyć przed sytuacją, że osoba w momencie podpisywania miała aktualny certyfikat, a w momencie weryfikacji dokumentu już wyskakuje błąd?
• Czy jest możliwa hipotetycznie sytuacja, że ktoś zmienił datę w urządzeniu i podpisał dokument?
• Co powinna zawierać pieczątka nabijana przez osobę weryfikującą podpis?

Pracownicy sekretariatów, kancelarii, referencji, osoby decyzyjne, pracownicy posługujący się podpisem elektronicznym lub pracujące w systemach EZD, SOD, EPUAP2, EDORĘCZENIACH, informatycy.

Dyplomowany archiwista. Czynny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Specjalista w zakresie dostępności cyfrowej i architektonicznej, biegła znajomość standardu WCAG 2.1. Posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla administracji publicznej.