Dokument elektroniczny w urzędzie. Procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem z uwzględnieniem pracy zdalnej i nowych e-doręczeń

Dokument elektroniczny, mimo że funkcjonuje w urzędach administracji publicznej od dłuższego czasu nadal postrzegany jest jako dokument „niepełnowartościowy” w stosunku do dokumentu papierowego. Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe. Z drugiej strony chętnie posługujemy się emailami, zapominając lub niebędącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach. A czasem mamy wątpliwości czy i w jaki sposób doręczyć elektronicznie decyzję czy inny dokument stronie postępowania posiadając wyłącznie adres poczty elektronicznej. Ostatnio również pojawiają się liczne nowe wymagania szczególnie dotyczące doręczeń elektronicznych. Te i inne pytania dotyczące postępowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione podczas seminarium, na przykładach różnych procedur administracyjnych – KPA, Ordynacji podatkowej, skarg, wniosków, petycji, informacji publicznej.

Uczestnicy zapoznają się w sposób kompleksowy - na praktycznych przykładach - ze obowiązującymi wymaganiami technicznymi i prawnymi (KPA, Ordynacja podatkowa, skargi i wnioski, petycje, informacja publiczna) na każdym etapie postępowania z dokumentacją podczas załatwiania spraw. W szkoleniu zostaną uwzględnione najnowsze zmiany prawne wprowadzane ustawą o doręczeniach elektronicznych obejmujące m.in. przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, Ordynacji podatkowej.

1. Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa:
• Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy prawa i różne wymagania.
• Elektroniczna Skrzynka Podawcza jako środek wnoszenia pism urzędowych – najczęstsze problemy związane z wykorzystaniem ESP.
• Skuteczność wnoszenia pism pocztą elektroniczną – orzecznictwo.
• Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
2. Załatwianie spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego:
• Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne.
• Data wszczęcia sprawy w aspekcie dokumentu elektronicznego.
• Podanie wniesione do organu niewłaściwego a podanie mylnie doręczone.
• Rejestracja wpływu dokumentu elektronicznego – wymagania. Czy i które emaila trzeba rejestrować?
• Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania:
a. Podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy, kiedy weryfikować podpis?
b. Wzory, formularze, usługi elektroniczne – obowiązki i uprawnienia podmiotów.
• Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD a praca zdalna - z uwzględnieniem wytycznych Archiwum Państwowego.
• Przygotowanie, akceptacja i podpisywanie pism – podpis odręczny i elektroniczny (różne systemy dokumentowania akt spraw).
• Wysyłka pism – różne sposoby komunikacji.
3. Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy:
• Wymagania dotyczące udostępniania na przykładzie różnych procedur.
• Jak praktycznie udostępnić dokument elektroniczny w postaci cyfrowej a jak w papierowej?
4. Podpis elektroniczny:
• Rodzaje podpisów elektronicznych.
• Dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ. 
• Podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu?
• Weryfikacja podpisu - jak weryfikować podpis? Podpis zewnętrzny, otaczający czy otoczony, pades, xades czy xml? Jak je odróżnić, jakimi narzędziami weryfikować?
• Czas podpisu – podpis ze znacznikiem i bez znacznika czasu.
5. Doręczanie pism w procedurze administracyjnej:
• Dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach.
• Potwierdzenie odbioru pisma.
• Doręczenia - tryb UPP czy UPD w świetle praktyki i orzecznictwa.
• Doręczanie za pomocą adresu email.
• Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych.
• Podpis paczki (koperty) xml na ePUAP czy dokumentu doręczanego – orzecznictwo.
6. Rewolucja doręczeń – wybrane zagadnienia dotyczące nowej ustawy o doręczeniach elektronicznych:
• Zmiany w procedurze administracyjnej i podatkowej.
• Nowe sposoby doręczania elektronicznego – hierarchizacja doręczeń.
• Adres do doręczeń elektronicznych – usługi wyszukiwania w Bazie adresów elektronicznych.
• Terminy wejścia w życie nowych e-doręczeń.

Sekretarze gmin, pracownicy działów organizacyjnych, pracownicy upoważnieni do wydawania decyzji w formie dokumentu elektronicznego, informatycy, koordynatorzy czynności kancelaryjnych - archiwiści w urzędach samorządu terytorialnego, administracji rządowej, skarbowej bez względu na przyjęty podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Trener 1 - Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi. W latach 2009 - 2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013 - 2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Trener 2 - Absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1999 r. do 2005 r. pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Od 2011 roku prowadzi szkolenia z zakresu stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD oraz przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.