Obowiązek sprawozdawczy dla archiwistów zakładowych oraz przygotowanie protokołu przekazania archiwum nowemu pracownikowi

• Każdy archiwista zakładowy obowiązany jest Instrukcją archiwalną do sporządzania rocznych sprawozdań i przekazywania ich archiwum państwowemu do końca I kwartału roku kalendarzowego. W razie zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum zakładowego powinno odbyć się protokolarnie.
• Proponowane szkolenie podejmuje problematykę obu zdarzeń z zakresu zadań archiwalnych, szczegółowo analizując ich elementy i przygotowując personel archiwów do ich realizacji. Archiwa państwowe nie udostępniają wzoru protokołu przekazania, nie ma też powszechnie dostępnych formularzy i druków niezbędnych przy przekazaniu zbioru dokumentacji nowemu archiwiście. Szkolenie wypełnia tą lukę informacyjną, gdyż uczestnicy otrzymają propozycję niezbędnych i formalnie wymaganych dokumentu z odpowiednim komentarzem ich wypełnienia.

• Zapoznanie uczestników z zasadami sporządzania sprawozdań z działalności i protokołów przekazania archiwów zakładowych.
• Omówienie wpływu protokołu przekazania archiwum na pracę nowego archiwisty, a także ustalenie skutków sprawozdania rocznego na ocenę działalności archiwum przez kierownictwo jednostki organizacyjnej oraz archiwum państwowe.
• Uzyskanie wiedzy nt. kluczowych procedur archiwalnych oraz wiedzy na temat ryzyk i problemów pojawiających się przy zarządzaniu zbiorem dokumentów, niezbędnej przy przygotowaniu przedmiotowych dokumentów.
• Przekazanie gotowych wzorów dla obu procedur, które nie są powszechnie udostępnianie.
 

1. Na czym polega obowiązek sprawozdawczy w archiwach zakładowych i składnicach akt (podstawa formalna, terminy, adresaci).
2. Elementy sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.
3. Opracowanie zbioru informacji na temat stanu dokumentacji w archiwum zakładowym (zestawienie dokumentacji z uwzględnieniem kwalifikacji archiwalnej, techniki wytwarzania, postaci fizycznej).
4. Obmiar dokumentacji w archiwum (mb, j. inw., j.a.) i opis warunków lokalowych oraz wyposażenia i zabezpieczenia magazynów.
5. Ustalanie rezerwy magazynowej i tzw. nawisu archiwalnego przez archiwistów.
6. Wzór sprawozdania rocznego dla archiwum (konieczne elementy).
7. Konsekwencje informacji sprawozdawczych dla kontroli przeprowadzanych przez archiwa państwowe.
8. Dokumentacja wymagana przy przekazaniu archiwum nowemu archiwiście.
9. Kluczowe elementy protokołu przekazania zbioru dokumentów. Ustalenie niezgodności ewidencyjnych w oparciu o posiadane spisy zdawczo-odbiorcze. Zbadanie kompletności dokumentacji złożonej w archiwum.
10. Pojęcie dokumentacji nierozpoznanej, nieopracowanej i obcej.
11. Obowiązki archiwisty w odniesieniu do dokumentacji przejętej do archiwum, a złożonej lub zdeponowanej w magazynach.
12. Jak postąpić przy przejęciu archiwum zakładowego w formule „ad hoc”.
13. Dyskusja i pytania.
 

Szkolenie jest skierowane do osób zatrudnionych w jednostkach państwowych i samorządowych, które w ramach czynności służbowych prowadzą archiwa zakładowe i składnice akt, a zwłaszcza nowych archiwistów zakładowych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.