Rejestracja i obsługa spraw elektronicznych i papierowych we współczesnym urzędzie w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt.

W trakcie szkolenia zostanie przekazana praktyczna wiedza na temat zasad budowy oraz dokonywania zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA) oraz zasady obsługi dokumentów w różnej postaci pogrupowanych w akta spraw lub w dokumentację nietworzącą akt spraw, począwszy od wszczęcia sprawy a skończywszy na jej archiwizacji. Prowadząca zapozna uczestników z obsługą spraw zarówno w systemie tradycyjnym jak i w systemie klasy EZD.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa dotyczących dokumentowania spraw oraz budowy JRWA.
• Nabycie umiejętności w zakresie prawidłowego dokumentowania spraw.
• Możliwość skonsultowania z ekspertem problematycznych kwestii związanych z omawianym tematem i uzyskania odpowiedzi na pytania.

1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:

1. obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
2. współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.
3. pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.

2.  Jednolity rzeczowy wykaz akt:

1. budowa JRWA;
2. system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA;
3. na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
4. dokonywanie zmian w JRWA;
5. ćwiczenia praktyczne;
6. aspekty prawne i formalne przy wprowadzaniu JRWA i zmian do tego dokumentu (współpraca z archiwami państwowymi).

 3. Kwalifikator dokumentacji:

1. budowa kwalifikatora;
2. przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji.

4.  Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA:

1. budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
2. rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
3. rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
4. sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
5. różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
6. dokumentowanie elektronicznych i papierowych spraw.

5. Archiwizacja współczesnej dokumentacji

1. archiwizacja dokumentacji elektronicznej w systemach klasy EZD;
2. archiwizacja dokumentacji w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych;
3. porządkowanie dokumentacji tradycyjnej, w tym jej zabezpieczanie i opisywanie;
4. sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.

6. Przekazywanie i przyjmowanie dokumentacji do archiwum:

1. obowiązki komórki organizacyjnej;
2. czynności wykonywane przez archiwistę;
3. obsługa w archiwum przejętej dokumentacji.

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).